Inițiativa privind clarificarea și operaționalizarea mecanismelor de arhivare electronică a documentelor în mediul de afaceri

Inițiativa privind clarificarea și operaționalizarea mecanismelor de arhivare electronică a documentelor în mediul de afaceri

• 31.03.2026

Comunitatea AmCham Moldova atrage atenția asupra necesității clarificării și dezvoltării unui cadru normativ funcțional pentru arhivarea electronică a documentelor în mediul de afaceri. În contextul digitalizării accelerate a proceselor interne ale companiilor, etapa de păstrare și arhivare pe termen lung rămâne insuficient reglementată și lipsită de o abordare unitară și aplicabilă.

În acest sens, AmCham Moldova a adresat o solicitare către Consiliul Economic pe lângă Prim-ministru, propunând includerea subiectului arhivării electronice pe agenda de discuții, cu scopul identificării unor soluții clare, predictibile și aliniate la bunele practici europene.

Principalele propuneri vizează:

• Clarificarea posibilității de arhivare exclusiv electronică — recunoașterea explicită a faptului că documentele generate electronic pot fi păstrate doar în format digital, fără obligativitatea conversiei în format fizic
• Definirea cadrului juridic pentru arhivarea electronică — reglementarea noțiunilor-cheie, inclusiv arhivă electronică, furnizori de servicii și condițiile de validare pe termen lung
• Introducerea principiului „digital by default” — stabilirea arhivării electronice ca regulă pentru documentele generate în activitatea economică
• Revizuirea cadrului normativ secundar — eliminarea ambiguităților privind obligativitatea păstrării fizice a documentelor și adaptarea la realitățile digitalizării
• Stabilirea cerințelor tehnice minime — asigurarea integrității, autenticității, accesibilității și securității documentelor arhivate
• Asigurarea interoperabilității cu autoritățile — recunoașterea documentelor electronice în controale și proceduri oficiale fără necesitatea tipăririi
• Alinierea cu legislația conexă — corelarea cu normele privind serviciile de încredere, protecția datelor și reglementările fiscale și contabile
• Dezvoltarea standardelor și bunelor practici — inspirate din inițiativele europene precum eIDAS și eArchiving
• Crearea unui mecanism de certificare — pentru creșterea încrederii în soluțiile de arhivare electronică
• Elaborarea unui ghid practic pentru mediul de afaceri — pentru aplicarea uniformă și reducerea incertitudinilor
• Lansarea unui proiect pilot (sandbox) — pentru testarea și ajustarea mecanismelor înainte de implementarea la scară largă

AmCham Moldova subliniază că, în lipsa unui mecanism clar, uniform și funcțional, digitalizarea proceselor rămâne incompletă, iar companiile continuă să suporte costuri suplimentare și riscuri de conformare. Arhivarea electronică reprezintă nu doar o etapă tehnică, ci un element esențial pentru asigurarea încrederii, eficienței și competitivității mediului de afaceri.

AmCham Moldova apreciază deschiderea autorităților pentru dialog și își exprimă disponibilitatea de a contribui activ la dezvoltarea unui cadru normativ modern, care să permită finalizarea reală a procesului de digitalizare a economiei.

Mai multe detalii pot fi găsite aici:

Pentru informații suplimentare, vă rugăm să o contactați pe Veronica Sirețeanu, Director Adjunct Advocacy și Dezvoltare, AmCham Moldova, la veronicasireteanu@amcham.md.